Registro de jornada con huella

Registro de jornada

Todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus personas trabajadoras. En concreto, el registro diario de la jornada debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda existir en la compañía [ET, art. 34.9].

La empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años y estos deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

A día de hoy, si el convenio colectivo o un acuerdo con los representantes de los trabajadores no indica cómo se debe registrar la jornada, la empresa es libre de utilizar el formato que considere oportuno [ET, art. 34.9]. En la práctica:

• Muchas empresas siguen utilizando un sistema de fichajes manual en el que cada trabajador consigna y firma de puño y letra en un papel la hora a la que entra y sale del trabajo cada día. Como la ley no indica de qué modo se debe garantizar el registro de jornada, los tribunales consideran que un documento manual rellenado a mano es válido.

• Otras empresas utilizan sistemas telemáticos, como una aplicación instalada en el teléfono móvil. Dicho mecanismo es válido si el teléfono móvil es propiedad de la empresa, o bien si el trabajador ha dado su consentimiento para utilizar su teléfono móvil privado.

A lo largo de 2026 está previsto que se modifique la ley y que entre en vigor la obligatoriedad de utilizar sistemas electrónicos para registrar la jornada.

Registro electrónico

El futuro reglamento del registro de jornada supondrá un cambio importante para las empresas. El objetivo del Gobierno es acabar con los registros poco fiables, reducir las horas extras no declaradas y facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo. Para ello, la principal novedad es que el registro deberá ser obligatoriamente digital.

Las principales novedades de este nuevo sistema son las siguientes:

• Con rastro. El registro de jornada deberá garantizar la trazabilidad de cualquier modificación realizada. Es decir, la reforma pretende evitar manipulaciones posteriores o cambios no justificados en los registros horarios. A estos efectos, deberá quedar constancia de todas las modificaciones realizadas y de la persona que las haya efectuado.

• Más contenido obligatorio. Actualmente muchas empresas solo registran la hora de entrada y salida. Con la reforma, el registro deberá incluir, entre otros aspectos, la hora exacta de inicio y finalización; las pausas que no tengan consideración de tiempo efectivo de trabajo; el tipo de jornada (completa o parcial); la consideración de horas extraordinarias y complementarias, etc.

La reforma refuerza los derechos de acceso al registro de jornada. Por ejemplo:

• Los trabajadores tendrán acceso inmediato y permanente a sus registros.

• La Inspección de Trabajo podrá acceder de forma inmediata al registro de jornada, incluso en remoto.

Asimismo, las empresas deberán disponer de un protocolo interno específico sobre el registro de jornada. Este protocolo deberá regular el sistema de fichaje, el procedimiento para realizar modificaciones, la gestión de incidencias técnicas, los mecanismos de revisión y control, así como la formación a impartir a los trabajadores en esta materia.

Huella dactilar

Algunas empresas han implantado sistemas de huella dactilar apoyándose en la obligación legal de registrar la jornada. Sin embargo, los tribunales y la agencia Española de Protección de Datos consideran que el uso de estos sistemas debe ser restrictivo. Así, el uso de la biometría para el control horario de los trabajadores se considera desproporcionado si existen medios menos intrusivos. A estos efectos:

• Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona son categorías especiales de datos. Esto significa que su tratamiento está prohibido, salvo que concurra una excepción específica.

• Algunas empresas alegaban que la ley [ET, art. 34.9] obliga a registrar la jornada y que dicha habilitación legal permite el empleo de la huella dactilar. No obstante, la Agencia Española de Protección de Datos considera que esta norma general solo prevé un objetivo (registrar la jornada), pero no autoriza el tratamiento de datos biométricos para lograrlo.

En definitiva, al no existir una ley específica en España que concrete esta posibilidad en el ámbito laboral, el consentimiento del trabajador no se considera una base suficiente por sí sola, debido a la desigualdad de poder en la relación laboral.

La particularidad de estos datos es que son únicos, permanentes y vinculados al propio cuerpo. A diferencia de una contraseña, no pueden cambiarse en caso de una brecha de seguridad, lo que eleva el riesgo para la privacidad del empleado.

Para que un sistema biométrico sea lícito, debe superar lo que los tribunales denominan como el triple juicio de proporcionalidad. Es decir:

• Idoneidad. ¿Un sistema mediante huella dactilar es capaz de conseguir el objetivo de registrar la jornada diaria de los trabajadores?

• Necesidad. ¿Dicho sistema es esencial? Esto no debe confundirse con la mera utilidad o conveniencia. Si existe una medida menos intrusiva (mediante tarjetas, códigos, o apps instaladas en el teléfono móvil) con igual eficacia, la biometría no es necesaria.

• Proporcionalidad. ¿Se derivan más beneficios que perjuicios para la privacidad de los trabajadores?

La Audiencia Nacional ratificó una sanción a una empresa que obligaba a usar la huella para acceder a vestuarios y lavabos. Se consideró una medida innecesaria al existir alternativas como llaves o pulsadores, y desproporcionada por la alta frecuencia de acceso a esas zonas íntimas [AN 11-02-2026].

Según los tribunales, el triple juicio de proporcionalidad indicado más arriba sí que se supera (y, por tanto, se permite la biometría) en entornos de especial peligrosidad o de infraestructuras críticas. Por ejemplo:

• Centros sanitarios. Un juzgado avaló el uso de huella dactilar en un hospital para evitar fraudes en el registro y garantizar la seguridad en zonas sensibles de medicamentos, al ser un servicio esencial [JS A Coruña 24-07-2025].

• Seguridad pública. El uso por parte de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad para proteger sus edificios se considera legítimo bajo normativas específicas de seguridad nacional.